ライセススタッフが書くブログ。

生産性を高める社内コミュニケーションツール『Slack』

| ブログ
slack

企業は働き方改革の労働基準法を受け、時短に向けての努力が課せられており、いかに生産性を上げてコストを抑えるかがポイントとなる中、社内業務コミュニケーション向上を図るツールといわれている『Slack』に注目してみました。

 

社内のコミュニケーションツールの代表格はメールが一般的かと思いますが、弊社ではLINEも併用しており、その手軽さから送る側も受けとる側も業務連絡の周知に活用できていると思います。

 

ですが、LINEはそもそもビジネス向けツールではなく、誰もがわけ隔てなく使えるツールではありませんし、メールは案件・事項ごとのカテゴライズや添付ファイルの容量に限界があります。

いずれも生産性向上における共通認識・情報やファイルの共有という観点では、物足りなさを感じます。

 

そういった課題を解決できる社内コミュニケーションツールとしても巷で普及されてきているビジネス向けチャットツール『Slack』が今話題となっています。

 

 

Slack(スラック)とは

以前の記事でも少し触れていますが、SlackはもともとIT系企業やスタートアップ企業、エンジニアたちの間でプロジェクト管理コミュニケーションツールとして重宝されていましたが、2017年にはソフトバンクが巨額の出資をしたことや日本語対応化などが話題となり、現在もぐんぐんDAUを伸ばしています。

 

LINEのように手軽で気軽にやり取りが行えるチャット型なのが特徴で、メールの受信確認やSNS、Googleカレンダーなどの他のサービスとの連携も可能。

今後も利便性と汎用性を高めるためにアップグレードされていくことが期待されます。

 

目下急成長中なので、検索エンジンでSlackと検索すると様々なメディアで活用方法が紹介されていますが、ここでは、共通認識・情報共有といった観点から弊社にとってのメリット、課題点、導入事例などを紹介します。

 

 

Slackの10のメリット

(1)プロジェクト意識を持ってもらう

プロジェクトリーダー、営業、ディレクター、設計、デザイナー。案件によって様々なステークホルダーが関わってくると発生しやすい、

・伝えた
・聞いてない
・それは私の役割?
・俺はこう思ってた…
・早く言って欲しかった
・なんで報告しなかったの?
・あの人が仕切ると思ってた
・私はこういう中間成果物を求めていた

といった事象が確実にミス・ロス、そしてチームワークに軋轢を生みます。

 

当たり前のことですが、ひとりで仕事をしている訳ではありませんので、大なり小なり、一つひとつの案件にも「共通認識」が大切です。

 

共通認識・情報共有というワードは組織やプロジェクトに関わらず、マネジメントシステムに必要不可欠なことであり、これを怠るとどうなるかというと、組織の場合は最悪社員の「離職」、プロジェクトの場合は「炎上」につながる恐れがあります。

 

受注前後、案件が発生した際にプロジェクトリーダーがチャンネルかワークスペースを立ち上げ、最初の投稿で、

・プロジェクトリーダー
・アサインしたメンバー
・クライアントの要望(ゴール)
・現状の情報と状況
・プロジェクトの方向性
・暫定スケジュールやロードマップ

といった簡易的なガイドラインや要件定義を明示し、メンバー自身の役割意識共通認識を保ち、迷いが生じた際は、いちいち人に聞かなくとも決定事項の確認が行えるようにます。

 

この、何ごとにも「プロジェクト意識を持つ」ことが、生産性を高めるためにSlackを導入した最初の理由です。

 

 

(2)どのデバイスで、どこでも利用できる

弊社では管理職者、営業、現場のチームリーダーにはiPhoneが支給されているため、パソコンやスマートフォンでも社内用メールとLINEが利用できます。

どのデバイスでも利用できること自体は特に画期的な特徴ではありませんが、iPhoneが支給されていない社員は当然パソコンでLINEを使用できませし、スマホで使うにも個人のスマホを利用するほかありません。

 

デスクワークを基本としている人たちが、いちいちスマートフォンを手にとって対応するのは非効率ですが、Slackのアカウントは、スマートフォンに依存せずにどんな立場の人でもパソコンと、もちろんスマホでも利用することができます。

 

情報共有は上流工程の人間たちの間だけで行われるのではなく、多くの人たちが同時に共有できることにより、管理者が別のツールを使ってチーム内へ報告し直す手間が省けます。

 

 

(3)セーフティに時短

プロジェクト単位でワークスペースを立ち上げ、クライアントと対面している最中に営業やディレクターがSlackに議事録を打ち込むことにより、現場にリアルタイムで情報が届けられ、Slackを介してその場で技術的なフィードバックを受けられるようになります。

 

これにより、営業やディレクターは超早期的にリスクヘッジができ、会社に着くころには作業が完了していることがあります。

 

会社に戻ってから現場に指示を出すよりも、帰り道に指示を送るよりも素早く、さらにリスクを削ぎ落とした安全な指示がクライアントの目の前で現場に届けることができます。

 

弊社ではデザインの修正を会社にいるデザイナーとSlackを介してクライアントの目の前で終わらせた事例があります。

当然そのあとに次のマイルストーンを超えることができました。

 

 

(4)知見を広げるための情報共有

クライアントの問題を解決する立場を目指す企業として、マーケティング、テクノロジー、デザインなど、近年のビジネスの戦略に関わる情報共有の場を設け、世の中や、業界の動向はなるべく知っておくべきと思います。

ビジネスパーソンとして、どの肩書きの人も対象といえます。

 

しかし現状、そういった話は同じフロアの身近な人たちの間だけで行われ完結してしまっています。

Slackを利用することで、部署、立場といった垣根を超えて情報を共有し合い、広く情報交換ができるようになれば、ミーティングで集まった際、共有情報を元にアイデアの活性化にもつながると思います。

 

営業にしろ、デザイナーにしろ、設計者にしろ、役割は違えど作り上げる成果物(目標)は同じ。

互いの知識格差を埋め、みんなで水準を高められてゆくのでは。

 

 

(5)どこでもディスカッションができる

デザインカンプを画像やPDFでアップし、みんなからフィードバックを得ることができます。

 

例えば、営業・デザイン・設計・企画、それぞれの専門分野のプロから見て、そのデザインに対し「設計上問題がある」「クライアントの要望に沿っていない」といった問題を、ビルやフロアをまたいで軌道修正が行えるようになります。

 

僕は以前、営業から「この場合こうした方がいいよ」というアドバイスをもらって助かった経験があります。

別の分野の人たちからの何気ない気づきが、ミス・ロスを防ぎ、品質の向上に役立ち、個人の成長にもつながると思います。

 

また、紙のカンプを出力し、出力し終わるのを待ち、エレベーターに乗って別部門に確認しにいくという手間が省け、時短にもつながります。

 

タイムライン上でのやりとりだけでなく、テレビ電話機能を活用すれば、移動せずに中間成果物を見せながら質問することも可能。

 

対面でのコミュニケーションが一番とは思いますが、それぞれが常に社内外で同じ動きをしているわけではありません。
伝えるべきことをそのまま後回しにすれば伝え忘れが発生します。対面でのコミュニケーションが不可能な際の補完に役立つはずです。

また、こういった確認事項などは「ログ」として残せるので、他のメンバーへ後学のための情報提供にもなると思います。

 

 

(6)デザイン性があるUI

社内の多くの人に使ってもらうためには、操作性や、物理的なデバイスの問題だけでなく、プロダクトデザインにも見られる「気分」「所有欲」といった心理的作用も必要かと思います。

 

Slackはアイコンもかわいくておしゃれですが、肝心なUI画面のテーマの変更や自分オリジナルの配色にすることも可能です。

 

作業効率化のために職場環境を工夫するオフィスデザインにも通じる概念をSlackは持っているといえます。

 

 

(8)タスク管理ができる

タスク管理はSlackに備わっている機能ではないですが、工夫をすれば個人においてもチーム内においても簡易的なタスク管理が可能です。

 

専用のチャンネルを作り、「完了日時」「想定完了時間」「作業内容」などを入力し、スターをつけておくことで、スターが付いている投稿のみが表示されるようにもできます。

消化したタスクはスターを解除しタスク完了。本題からずれた話ですが、この瞬間はやっぱり気持ちがいいです。

 

これは生産管理の観点からも、今、誰が、何に取り組んでいるのかを把握できることになります。

 

Web制作チーム内では少しでも残業格差を縮めるために、一日の大小さまざまなタスクを事細かくアップし、個々の労働時間を分散することに貢献できました。

 

 

(9)全ての関連事項が一括で管理できる

人によっては、役員会、部門会議、各委員会、チーム定例MTG、社内の新規プロジェクト、そして多数の案件。

多くの事柄に足を突っ込んでいると、散漫になっているメールの送受信を追いかけるのはとても大変なことです。

 

LINEでは、数時間前に加熱していたタイムラインを後でたどるのに上へ上へと逆スクロールして重要なやりとりを見つけなければなりません。

そして、もはやそれがLINEなのか、メールなのかもわからなくなる可能性があります。

 

Slackはワークスペースやチャンネルを活用し、当事者達のみでその事項を管理でき、さらに検索性に優れているので加熱したディスカッションにもピンポイントでアクセスがしやすい面があります。

 

繰り返しますが、役員会、部門会議、各委員会、チーム定例MTG、社内の新規プロジェクト、そして多数のクライアント案件がSlackで一望できるのです。

そして、しかるべき人たちだけで、しかるべき情報だけを共有し、情報過多の整理にも役に立ちます。

 

 

(10)他部門との連携

弊社はフロアやビルをまたいで、サイネージ、店頭販促什器、オリジナルウェア、ノベルティ、各種印刷、企画、Webといった多くのカテゴリーを要しており、一社のクライアントのソリューションを多角的に実現させることができます。

 

他部門同士が一社のクライアントに向けて、何を考え、何を用意し、いつまでに提案するかを把握していなければ、最善の多角的ソリューションは機能しません。

 

1プロジェクト(1クライアント)1ワークスペースを用意し、サイネージ、店頭販促什器、オリジナルウェア、ノベルティ、各種印刷、企画、Webといったチャンネルを設けることにより、関係者たちはフロアやビルをまたいでワークスペース内で互いの進捗や戦略を共有することができます。

 

 

Slackの課題点

(1)操作を覚えなければならない

今やメールは誰でも概念を知り基本操作をマスターしていますし、LINEも普段の生活に浸透していますが、まだSlackが知られていない人に使ってもらうには操作方法や導入コンセプトを伝えないと活用してもらえない。

 

 

(2)慎重なルール作りが必要

ワークスペース、チャンネル、メンバー選定。

組織内のメインコミュニケーションツールとして長期的に利用していくには、未来を見据え明確で適切な管理方針を立て、無理のない文化を醸成する必要があります。

むやみにチャンネルを増やし関連性の低い人を招集しても、結局その人は幽霊部員になるだけです。

 

 

(3)大量のファイルがアップしづらい

提案書のPDF、オフィス系ドキュメント、デザインカンプなど、あらゆるファイルをコメントを添えてアップできる点は優れているのですが、例えば大量の画像などを一気にアップすることができません。

 

 

(4)ツールが増えて困る

これはSlackに限ったことではありませんが、電話以外にメール、LINE、スカイプ、加えてSlackが導入されたら人によってはたまったものではありません。

非公式に社内のみで導入テストをしている段階であれば参加は控え、確実な業務フローを優先した方がいいかも知れません。

人にはそれぞれ尊重すべくタイミングというものがあります。

その課題も踏まえ、ツールの導入は「小さくはじめる」ことが最良です。

 

 

小さくはじめる。

実は弊社では、このSlackは社員全体としては利用されていません。136名の全社員中わずか10数名ほどです。

 

将来的にこの素晴らしい無料のコミュニケーションツールをメインツールとして社内全体が利用できるようになればと思っていますが、いきなり広めるのは難しい話です。

 

Slackは当初、Web制作チーム3人とサイネージチーム3人が別々に使い始めました。

理由はもちろん共通認識と情報共有による生産性向上のための効率化です。

やがて、Web制作チームとサイネージチーム間でもワークスペースを設け、デジタルコンテンツ部門内全7人でコミュニケーションの幅を広げました。

 

その後、企画チームの上長に持ちかけたところ、チーム発足したてということもあり、やはりマインドセットとチームビルディングに有効との判断で独自のワークスペースを設けることになりました。

営業・デザイン・設計といった他のチームや部門とからむ企画チームにおいて、ロス・ミスを防ぐために個人と自チームと他チームのプロジェクト意識の醸成は不可欠です。

 

徐々に広まりつつありますが、このように時間をかけて小さくはじめています。

 

他力によって無駄な時間と労力を使わず済む、つまり効率よく広めるために、この「小さくはじめる。」ことが有効な手段と考えています。

 

恐ろしく非効率な導入例。

「小さくはじめる」ことの美質の話の前に、考えただけでおののく非効率な導入例をあげておきます。

Slack導入のために時間をかけて提案書を作成し、上層部への承認プロセスを踏み、質問事項を消化し、ようやく稟議が通り、100名以上のユーザー(社員)を前に説明会を開き、翌週にワッとトラブルに関する問い合わせが社内から殺到する。

このようなカスタマーサポートセンター化してしまったら、目の前の業務がこなせなくなり、莫大な機会費用が算出されることでしょう。

 

 

一人でなくユーザー全員で自然にセールス。

「Slackというアプリを導入します、きっと便利だと思うので、みなさん必ず活用するように!」

と、誰かが多勢に向けて声を大きくしても、

「は?」

「面倒臭そう」

「今のままでいいよ」

という結果になるでしょう。

 

説得できる人数は少なければ少ないほど本質が伝わりやすいので、最初は非公式に身近な自チームへ提案することをおすすめします。

 

組織にとって最優先事項でないかぎり急いでスケールアップはせず、最初は少数のしかるべき人たちだけで使いたおすことにより、新たな活用方法やアイデアや課題を発見し、1人が2人、2人が3人と、より熟練したユーザーを増やすことができます。

 

パソコンでネットサーフィンが主流の時代にiPhoneが登場したとき、「こんな小さな画面でネットなんて見ないでしょ?」という意見を言っていた過去を忘れ、今はスマホユーザーになっている40代以上の人は結構いると思います。

 

それは、身近な周りの人たちが使い始めた影響が大きいからです。

 

身近な人が活用しているものが自然に普及していくことが一番好ましく、シンプルで健全な流れと考えます。

 

 

一人でなくユーザー全員がエバンジェリスト。

自然に普及していくことが好ましい理由がもう一つあります。

 

・通知が来ない
・アプリが起動しない
・チャンネルを作れない

 

操作・設定の学習問題はどの企業でも必ず直面すると思います。IT企業でさえもです。

 

「ちょっと急ぎで特色インクを調肉してくれ」とWeb制作側の人間が言われても困ってしまうのと同じで、わからないものはわからない。

最終的には誰かがサポートしなければなりません。

 

しかし、利用者が増えてきた場合、発案者やリテラシーがある人が個々の該当デバイスの設定をしにいくのは非効率で不合理なこと。

特色インクの調肉をやったことがないWeb制作者たちに、個々に設定や手順を教えてまわるのと同じことです。

 

「iPhoneで自分の電話番号を確認するのはどうやるんだっけ?」

 

この問題を隣にいる人がすぐに解決してくれるような自然普及が小さくはじめる目的の一つでもあります。

 

 

Slackの将来性とまとめ

将来性

電話、メール、LINE、スカイプ、そしてSlack。

クライアントとの対外的なコミュニケーションツールは多岐に渡り、今後もクライアントや案件にあわせ柔軟に使い分けることと思います。

IT系企業とはすでにSlackでの連絡手段を求められていますが、いまだ多くの企業は電話とメールが主流ですので急激なパラダイムシフトは起こりにくいと考えてます。

しかし、すでに上記ラインナップにSlackがランクインしていることは事実ですので、対外的に使用しなくとも今のうちから社内で使用しておけば、Slackを連絡手段として求めるクライアントに対しての柔軟な対応と好印象につながると思います。

 

まとめ

・ミス・ロスをふせぐ
・デバイスに縛られず誰でも使える
・時短につながる
・情報共有による成長と発展
・チームビルディング
・関連事項を一元管理できる
・他部門との連携

 

生産性向上における共通認識・情報共有を目的としてSlackを紹介してきましたが、社内コミュニケーションツールとして現時点でもっとも有効かと思います。

 

Slackはただの道具です。また人や組織によっては完璧な道具ではありません。

決して導入したからといって絶対的に生産性が大きく向上するとは考え難いですが、SlackというUIからは組織デザイン、マネジメントの概念を感じるものがあります。

そういった意味ではトップやミドルのマネジメント層にも興味を持ってもらえるのではないでしょうか。

 

今後も活用方法を広げたり、改善点を発見していかなければなりませんが、まずは小さく着実に活用していきたい思います。

 

 

御社に販促ツールは必要ではありませんか?

Web制作チームライセスの母体、東京新宿にかまえる株式会社共栄メディアでは、デジタルサイネージ店頭販促什器オリジナルウェアノベルティの制作を、企画・デザインから発送までワンストップで行えます。

お気軽にお問い合わせください。


これ以上記事はありません。




Webを作るのは人。

INFORMATION

raisez(ライセス)に興味を持った方は、是非チェックをしてください。

Webを楽しむのは人。

CONTACT

Web制作、Webビジネスのご相談はお気軽にご連絡ください。

お問い合わせ
TOPへ戻る